瑞科条码解决方案

二维条码在机关公文中的应用

发布时间:2011-03-23

方案说明:

         二维条码技术作为一种崭新的自动识别技术,从诞生之日起就受到广泛的关注。经过几年的发展,该技术已广泛应用在政府、国防、公共安全、交通运输、医疗保健、工业、商业等领域。2005年9月国务院办公厅和中办办公厅下发了《关于印发<机关公文二维条码使用规范>的通知》(中秘文发[2005]56号)文件,在文件中要求从2006年1月1日起对中办、国办保送文件全部实现二维条码标志。在56号文中明确了使用公文的条码14项标示规范,并以国标GB0626为公开的公文二维条码标准。从而确立了二维条码在流转公文中所应该承担的作用,开创了一种新的文件管理方式。

一、二维码的作用

二维码是一种高密度、高信息含量的便携数据文件,通过二维条码可以实现信息大容量、高可靠性地存贮、传递、携带,是自动识读的最理想手段。在公文上直接将14项公文信息(如:发文单位、紧急程度、成文日期、主送单位等)生成二维条码加入,对于收文方可以通过条码扫描枪读入并还原成原始数据,可以方便地将收文信息自动输入到计算机办公系统中,大大减轻收文单位的手工工作量,提高办文效率。

二、二维码中间件

1、单机版二维条码系统

该系统是针对使用纸制公文交换用户的,用户将国办所要求的14项公文信息输入系统,系统自动生成二维条码的图形文件。同时系统提供政府机关所需要使用的各式文件模板,并直接将该二维条码图形文件放置公文中正确的位置,再将该公文直接打印输出,照相排版以供随后的印刷使用。此外如有必要可以通过胶片打印设备直接将公文输出胶片,以供印刷使用。

2、控件版二维条码系统

该系统是针对使用了OA系统的用户的,该用户可以通过电子方式实现公文交换。通过一个特定的接口程序,可以从OA中得到相应的14项文件信息,而无需人工录入,避免输入的错误。系统从OA中得到14项相关信息后,自动生成二维条码,并将该条码以图形方式提供OA系统使用,OA系统引导中间件将该二维图形放置于文件正确的位置上。

对于文件收文方,通过条码扫描枪对纸制文件的二维条码进行扫描,读出条码中包含的14项公文信息,并将14项信息通过特定接口程序,交互给OA系统。

三、二维码功能介绍

1、输入14项公文信息

 

未采用了办公自动化系统的单位,作为单机版用户将通过键盘输入方式,将上图中的公文信息输入到相应字段内。

采用了办公自动化系统的单位,作为控件版用户将可以通过我们提供的特定接口将OA系统中的相关信息直接加入到上图中的公文信息输入到相应字段内,而无需再录入。

2、生成二维条码

 

    在上面所有公文信息已经输入完毕后,点击“MakePdf”按钮,你将得到一个由上述信息形成的二维条码图形。该图形严格遵照56号文件的要求,长为50mm,高为10mm~25mm(由于条码包含的内容多少,而产生条码图形高度的不同)

3、修改公文模板

在56号文件上,明确规定了条码所处于的位置,即条码应该置于公文的末页版心的右下角,版记下方右侧,与版记向上保持3mm距离,与右侧保持5mm距离。

按照上述要求,需要对原有的公文模板进行修改,在公文最后一页的具体位置加入二维条码。

如下图所示

 

4、打印输出

 按照56号文的要求形成带二维条码的文件后,可以通过打印机将该文件输出到纸面,或输出到胶片上,以供之后印刷使用。

5、读取二维条码

收文方收到带有二维条码的纸制文件后,可以通过条码扫描枪将条码中携带的公文信息读取出来,经过我们提供的一个接口软件将该信息交互到计算机系统中。

如下图所示



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